Teoretycznie, wszyscy dysponujemy dokładnie tym samym. Doba każdego z nas trwa dokładnie dwadzieścia cztery godziny. Tylko jedni z nas są w stanie w tym czasie wykonać wszystkie zadania w pracy, ogarnąć dom, dopilnować dzieci, ugotować obiad i napisać książkę, a inni siedzą i płaczą, że nawet nie zdążyli odpisać na wszystkie służbowe maile. Jak to się dzieje, że jedni potrafią, a inni zupełnie sobie nie radzą z efektywnym zarządzaniem czasem? Poznaj pięć prostych zasad, które ułatwią ci planowanie dnia.
Naucz się ustalać hierarchię
Zacznij od najprostszej rzeczy, czyli opracowania swojego planu dnia. To takie banalne działanie: rano, przy kawie sporządzasz listę spraw do załatwienia. Zwykle jest tam sporo pozycji: maile, rozmowa z szefem, odpowiedź na pisma, dwa spotkania i tak dalej. Teraz ustalasz pozycja, po pozycji, co jest najważniejsze, a co najmniej istotne. Tak samo postępujesz w sprawach domowych, najpierw lista, a na niej zakupy, lekcje z dzieckiem, pranie i tak dalej. Teraz znowu lista w dłoń i odhaczamy, które z zadań są najważniejsze. Na te poświecisz najwięcej czasu i do ich wykonania musisz być maksymalnie skoncentrowany.
Jedna rzecz naraz
To podstawa, bo choć bywają osoby wielozadaniowe, to raczej rzadkość i umiejętność, do której dochodzi się latami. Dlatego opanuj sztukę wykonywania jednego zadania w danym momencie, za to koncentrując się na nim całkowicie. Ważny raport? Robisz go, a dopiero potem, odpowiadasz ma maile, rozmawiasz przez telefon i bierzesz się za następne obowiązki. Warto mieć gdzieś w pobliżu zegar, aby ocenić, ile czasu zajmuje ci jedno zadanie, bo to ułatwi planowanie pracy w kolejnym dniu.
Uwaga, rozpraszacze
Inaczej nazywane dystraktorami, czyli wszystko to, co nie pozwala nam się skoncentrować na zadaniu. Przy pracy zdalnej to często dziecko, wołające o pomoc z sąsiedniego pokoju, głośny dźwięk telewizora czy po prostu, kłębiące się w głowie myśli. W pracy to utarczki przy ekspresie, których słuchasz mimochodem, czy nieustannie dzwoniący telefon. Nie na wszystkie jesteś w stanie coś poradzić, ale pomyśl np. o słuchawkach, które wytłumią dźwięki i pozwolą ci się skoncentrować na pracy, która właśnie wykonujesz.
Zachowaj równowagę
W początkach pandemii, gdy dopiero zaczęliśmy pracować zdalnie i kompletnie nie umieliśmy tego robić, mnóstwo osób narzekało na to, że spędzają na pracy daleko więcej godzin niż zwyczajowe osiem, na które chodzili do biura. Główny problem tkwił w braku umiejętności rozdzielenie życia prywatnego od zawodowego i braku równowagi. To cenna umiejętność, która warto opanować, nawet gdy już chodzisz do pracy. Proste, musisz nauczyć się, że gdy wykonujesz obowiązki zawodowe, poświęcasz się tylko im. To nie jest czas na pogaduszki przy kawie, czy sprawdzanie mediów społecznościowych. Za to w domu, nawet nie zerkasz na wiadomości w służbowym telefonie. Jeśli twoje biuro nadal mieści się w mieszkaniu, naucz się wyznaczać sobie godziny na pracę i konsekwentnie się ich trzymaj. To jedyny sposób, by twoje myśli nie krążyły dookoła spraw, które jeszcze powinieneś załatwić.
Prokrastynacja, czyli nasze lenistwo
Tak, to trochę brutalne i na pewno lepiej brzmiało w wykonaniu głównej bohaterki „Przeminęło z wiatrem”, która tak często mówiła sobie: pomyślę o tym jutro. Przyznaj, jak często i ty tak robisz. Nie masz ochoty na wykonanie zadania, zabierasz się za nie, jak przysłowiowy pies do jeża, a w końcu dzień mija, a ty nawet nie wykonałeś pierwszego kroku. Daj spokój, to najgorsze co możesz zrobić. Trudne, nudne i meczące zadania, lepiej wykonać od razu, by nie męczyć się myślą o czekającym cię obowiązku i zwyczajnie „mieć to z głowy”.
Zostaw komentarz o tym